Politique de confidentialité

La confidentialité des renseignements personnels est une priorité à ALAViDA Health ltée (« ALAViDA »). Nous nous engageons à recueillir, utiliser et divulguer les renseignements personnels de façon responsable et seulement dans la mesure nécessaire pour les biens et services que nous fournissons. Nous nous efforçons d’offrir des soins de qualité, et nous recueillons, utilisons, stockons et supprimons vos renseignements personnels conformément aux lois provinciales et fédérales en matière de protection des renseignements personnels et aux réglementations professionnelles applicables.

Nous ferons preuve d’un maximum d’ouverture et de transparence au sujet de la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. ALAViDA offre certains services de gestion et d’administration à diverses entités professionnelles, mais ne fournit aucun service médical professionnel. ALAViDA offre des services en ligne permettant à ses membres d’en apprendre sur leur santé et d’interagir avec une équipe de professionnels de soins (l’« équipe de soins ») afin d’obtenir des services de soins de santé (les « services »). Tous les membres du personnel qui entrent en contact avec vos renseignements personnels ont signé un formulaire de confidentialité et sont au courant de la nature délicate des renseignements dont vous nous avez fait part. Ils sont formés à l’utilisation et à la protection adéquates de vos renseignements.

ALAViDA s’assure de ne recueillir que les renseignements nécessaires à votre sujet. Nous ne divulguons vos renseignements qu’avec votre consentement ou de toute autre manière requise ou autorisée par la loi. Le stockage, la rétention et la destruction de vos renseignements personnels respectent les lois provinciales et fédérales, ainsi que les protocoles de protection des renseignements personnels.

Dernière mise à jour : 3 novembre 2023

DÉFINITION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les « renseignements personnels » sont des renseignements sur une personne identifiable. Voici des exemples de types de renseignements personnels que recueille ALAViDA aux fins décrites ci-dessous :

Renseignements biographiques (p. ex. nom, courriel, numéro de téléphone)
État de santé mentale (p. ex. habitudes de consommation de substances, sévérité de la dépression)
Tout autre renseignement pouvant être communiqué à l’équipe de soins
Le cas échéant, des renseignements liés au paiement et des renseignements financiers, notamment de l’information sur la police d’assurance

MESURES DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

ALAViDA recueille les renseignements personnels des utilisateurs qui visitent son site Web et accepte ses services. Par exemple, nous recueillons des renseignements personnels des manières suivantes :

Lorsqu’une personne communique avec nous depuis notre site Web
Lorsqu’une personne rencontre un membre de l’équipe de soins
Lorsqu’une personne entre des renseignements sur le site Web (p. ex. entrées au journal, exercices, questionnaires)

PRINCIPALES RAISONS DE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels pour servir nos membres. La raison principale est donc de fournir des services. Nous recueillons aussi des renseignements personnels comme point de comparaison de l’information pour cerner les changements au fil du temps. Voici les exemples les plus courants de nos principales raisons de recueillir des renseignements personnels :

Pour obtenir un point de comparaison de l’information afin de cerner les changements au fil du temps
Pour évaluer vos préoccupations, vous conseiller au sujet des options et vous offrir des soins de qualité
Pour établir et maintenir le contact avec vous
Le cas échéant, pour facturer les membres pour les biens et services, pour traiter les paiements par carte de crédit, ou pour recouvrer des comptes impayés et traiter des paiements, notamment de la part d’assureurs tiers
Pour communiquer avec d’autres prestataires de soins de santé, avec votre consentement (au besoin)

RAISONS SECONDAIRES DE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Comme la plupart des organisations, nous recueillons, utilisons et divulguons également des renseignements à des fins secondaires, notamment :

Pour évaluation afin d’assurer des services de qualité supérieure (p. ex. évaluation du rendement de notre personnel à des fins d’amélioration continue de la qualité).
Le cas échéant, pour traiter des paiements de tiers (p. ex. lorsqu’un assureur privé rembourse les coûts de services). Dans ces situations, les tiers payeurs ont le consentement ou l’autorisation légale de nous demander de recueillir et de leur divulguer certains renseignements afin de démontrer le droit à ce financement.
À des fins de recherches et de développement, auquel cas les renseignements recueillis sont dépersonnalisés et agrégés, ce qui signifie qu’ils ne vous identifient plus, mais montrent plutôt les tendances générales. Il pourrait s’agir de signaler le nombre d’utilisateurs du service et, à des fins commerciales, d’améliorer et d’élargir les services offerts.

TÉMOINS ET DONNÉES D’UTILISATION

ALAViDA pourrait aussi recueillir certains renseignements des utilisateurs du site Web, comme des adresses Internet, le temps d’ouverture de la session et autres données d’utilisation. Ces renseignements sont consignés pour aider au diagnostic des problèmes techniques et administrer notre site Web et nos services en vue d’une amélioration continue de la qualité des services.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous comprenons l’importance de la protection des renseignements personnels. Nous avons donc pris les mesures suivantes :

Tous les employés et sous-traitants doivent signer une entente de confidentialité.
Tous les ordinateurs et autres appareils électroniques utilisés pour accéder aux renseignements personnels sont protégés par un mot de passe et seuls certains utilisateurs y ont accès avec un niveau de sécurité approprié.
Les logiciels électroniques sont conformes aux standards de l’industrie.
Les renseignements sur papier sont transmis dans des enveloppes ou des boîtes scellées et adressées, puis confiés à des entreprises réputées.
Le personnel est formé à recueillir, à utiliser et à divulguer uniquement les renseignements personnels nécessaires dans l’exercice de ses fonctions et conformément à notre politique de confidentialité.
Les consultants et les organismes externes ayant accès aux renseignements personnels doivent conclure une entente de protection des renseignements personnels avec nous.

LIMITES À LA CONFIDENTIALITÉ ET DEVOIR DE MISE EN GARDE

Les renseignements abordés avec votre équipe de soins sont confidentiels et ne sont pas divulgués sans votre permission écrite, mais avec certaines exceptions que voici :

Si la divulgation s’impose pour la protection contre un risque clair et substantiel de préjudice grave et imminent infligé par le membre à lui-même ou à une autre personne. Cela comprend notamment :

a) Les situations dans lesquelles un membre semble avoir les facultés affaiblies par l’alcool ou la drogue, et tente de conduire un véhicule à moteur, de se rendre à un travail critique pour la sécurité ou d’entreprendre toute autre action pour laquelle ses facultés affaiblies pourraient lui faire courir un risque majeur (à lui ou à d’autres personnes). Dans ces situations, nous pourrions avoir l’obligation légale d’enfreindre la confidentialité et d’avertir les autorités, ou l’employeur ou l’ordre de réglementation du membre que le membre risque de se mettre en danger ou de mettre d’autres personnes en danger.

Si la divulgation s’impose pour protéger un enfant identifiable, conformément aux lois applicables.
Si la divulgation s’impose pour protéger un adulte vulnérable qui, en raison de son état ou de ses circonstances, n’est pas en mesure d’aller chercher de l’aide ou du soutien pour violence ou négligence, conformément aux lois applicables.
Si la divulgation respecte toute autre exigence légitime de le faire (p. ex. dossiers exigés par un tribunal).

Ces limites de confidentialité comprennent également tout renseignement communiqué lors d’une séance virtuelle (appel vidéo ou téléphonique) avec l’équipe de soins, ainsi que tout renseignement partagé sur la plateforme de soins virtuels (plateforme SENTiER), comme les messages téléphoniques, les courriels, les messages textes, le clavardage, les entrées au journal, et les exercices. L’information est partagée au sein de l’équipe de soins d’ALAViDA Health ltée afin d’offrir des soins de qualité, comme l’indique la politique de confidentialité.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

ALAViDA conserve les renseignements personnels pour une durée déterminée conformément aux conditions établies par des organismes de réglementation externes. Nous conservons les dossiers de nos membres pendant dix ans, conformément aux conditions établies par des organismes de réglementation professionnelle. Nous détruisons les dossiers papier contenant des renseignements personnels en les déchiquetant. Nous détruisons les renseignements électroniques en les supprimant et, au moment de nous départir du matériel, nous veillons à la destruction physique du disque dur.

EMPLACEMENT D’ENTREPOSAGE ET TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Tous les renseignements fournis volontairement à ALAViDA par l’entremise du site Web (p. ex. formulaires de communication) par un utilisateur non inscrit sont entreposés au Canada. En soumettant des renseignements, vous acceptez que vos renseignements personnels soient transférés, stockés ou traités au Canada. Vous reconnaissez et acceptez également que vos renseignements personnels pourraient être accessibles aux organismes d’application de la loi et aux organismes gouvernementaux dans ce pays sous régime d’accès légal ou ordonnance du tribunal.

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À UN TIERS

Nous pourrions, de temps à autre, retenir les services d’autres sociétés et personnes pour effectuer des tâches en notre nom. Ainsi, nous devrons leur communiquer vos renseignements personnels pour vous offrir des services et les améliorer. À moins d’avis contraire, ces tiers n’auront pas le droit d’utiliser les renseignements personnels que nous leur communiquons au-delà de ce qui est nécessaire pour nous aider. Cela comprend les sociétés tierces et les personnes que nous embauchons pour offrir nos services, notamment les services de maintenance, la gestion de la base de données et l’amélioration générale des services, ainsi que les entreprises qui retiennent nos services (dans la mesure prévue ci-dessus).

En cas d’acquisition d’ALAViDA (ou de la quasi-totalité de nos actifs), ou si nous cessions nos activités, faisons faillite ou subissons un autre changement de direction, les renseignements personnels pourraient être rendus disponibles ou autrement transférés à la nouvelle entité directrice, dans la mesure permise par la loi.

Si nous devons utiliser ou divulguer tout renseignement personnel d’une façon non visée par la présente politique de confidentialité, nous vous aviserons ou nous obtiendrons votre consentement explicite, conformément aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels.

ACCÈS, CORRECTION ET EXACTITUDE

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet afin d’en vérifier l’exactitude et d’avoir un aperçu général de l’utilisation que nous en faisons. Après la réception de votre demande écrite, nous vous fournirons une copie de vos renseignements personnels. Dans certains cas limités, et dans la mesure où la loi le permet, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tous les renseignements pertinents, par exemple si ces renseignements concernent également un autre utilisateur, ou si nous pensons que ces renseignements personnels pourraient présenter un risque imminent de préjudice pour vous-même ou pour une autre personne. Dans ces circonstances, nous vous ferons part des raisons derrière notre refus sur demande. Nous nous efforcerons de traiter toutes les demandes d’accès et de modification en temps opportun.

Nous ferons tous les efforts raisonnables pour que vos renseignements personnels soient exacts et à jour, et nous vous fournirons des mécanismes pour mettre à jour, corriger, supprimer ou complémenter vos renseignements personnels lorsque possible. Le cas échéant, les renseignements personnels modifiés seront transmis aux parties auxquelles nous sommes autorisés à divulguer vos renseignements. L’exactitude de vos renseignements personnels nous permet de vous offrir le meilleur service possible.

MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pourrions devoir modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. L’utilisation des renseignements personnels que nous recueillons est assujettie à la politique de confidentialité en vigueur au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ces renseignements. Si nous apportons des modifications importantes ou des changements dans la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels, nous vous aviserons en publiant une annonce sur notre site Web ou en vous envoyant un courriel avant l’entrée en vigueur de ces modifications. Vous êtes contraint à toute modification de la politique lorsque vous utilisez le site Web après la publication de ces modifications.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Toute question concernant la présente politique de confidentialité ou les pratiques de protection des renseignements personnels d’ALAViDA doit être envoyée à notre responsable de la confidentialité à l’adresse suivante : [email protected].

À l’attention du responsable de la confidentialité

ALAViDA Health ltée

422, rue Richards, bureau 170

Vancouver (C.-B.)

V6B 2Z4 Canada